Řízený sklad pro malou firmu: kdy se WMS vyplatí

Tenhle článek navazuje na základní úvod o tom, co je WMS. Tady jdeme o úroveň hlouběji, konkrétně k tomu, jak to vypadá u malé firmy. Tedy u e-shopu, kde sklad obsluhuje majitel a jeden až tři lidé, ne tým patnácti skladníků na třísměnný provoz.

Malá firma má jiné starosti než středně velká logistika. Nemá rozpočet na implementační projekt za milion. Nemá vlastního interního IT člověka. A většinou ani nemá chuť řešit půlroční zavádění. Přesto WMS potřebuje, jen jiný a jinak.

Kdy malé firmě stačí Excel (a kdy už ne)

Často u zákazníků sledujeme, že na začátku je Excel nebo Google Sheet férový pomocník. Pokud máte 50 SKU a do deseti objednávek denně, opravdu nepotřebujete řízený sklad. Vystačíte si s tabulkou, kterou si v hlavě dokáže každý představit. Funguje to.

Tady se to láme. Excel přestává fungovat ve chvíli, kdy jsou splněny aspoň dvě z těchto podmínek: máte víc než 400 SKU, balíte víc než jeden člověk, máte víc skladových míst a stav v tabulce přestává odpovídat tomu, co je opravdu na skladě.

Z naší praxe to vychází takhle. U e-shopu s 80 objednávkami denně a 600 SKU je Excel už handicap, ne pomoc. Někdo zapomene zapsat příjem, jiný zapíše špatný kus, a za týden je tabulka rozhozená. A opravuje se to zdlouhavě, večer, místo marketingu nebo hledání nového výhodnějšího dodavatele.

7 signálů, že je čas na WMS

Nemá smysl přecházet na WMS proaktivně, dokud netlačí konkrétní bolest. Tady je sedm signálů, které by vás měly přimět to zvážit vážně.

1. Objednávky přibývají rychleji než vaše ruce. Balení vám zabírá víc než tři hodiny denně a stejně objednávky nestíháte odbavit a expedovat v jeden den.

2. Zákazníci hlásí špatně poslané kusy. Když se to stane jednou za dva měsíce, je to chyba lidského faktoru. Když se to stane každý týden, je to systémový problém. Platíte dopravu zpět, platíte dopravu k zákazníkovi, špané renomé atd.

3. Inventura trvá dva víkendy. A když ji dokončíte, výsledek je často horší než stav před ní.

4. Nevíte, kdo balil ten balík. Když přijde reklamace, nemáte se ke komu vrátit s otázkou, co se stalo a složitě hledáte na kamerovém záznamu, co se stalo.

5. Nový brigádník se nezaučí za hodinu. Někdo musí stát vedle něj půl dne, protože systém je v hlavě jen vás a zaškolení zabere týdny.

6. Stav v e-shopu nesedí se skladem. Prodáte zboží, které tam fyzicky není, a musíte se omlouvat, protože z boží není skladem. Zákazník je pak naštvaný.

7. Zboží ležící v rohu už nikdo nepamatuje. Pomalá obrátka, mrtvý kapitál, peníze leží v krabicích a zboží stárne nebo již expirovalo.

Pokud kýváte aspoň u tří, je čas si o WMS udělat reálnou rešerši. Ne dlouhý projekt, ne draze, ale udělat ji.

Co umí WMS, který má smysl pro malou firmu

U malé firmy nepotřebujete robotizaci, hlasové vychystávání, Pick 2 Light ani napojení na automatický pásový dopravník. Potřebujete čtyři věci, a to dobře.

První je adresace skladu. Každá police, regál a polička má svůj kód. Když přijde nové zboží, systém vám řekne, kam ho dát. Když přijde objednávka, řekne vám, odkud ho vzít. To samo o sobě eliminuje 80 % chyb. Detailněji to rozebíráme v článku o adresaci skladu a v sekci nastavení skladu.

Druhá je mobilní pickování. Vychystáváte podle telefonu/terminálu, ne podle papíru. Skenujete čárové kódy, systém kontroluje, že máte v ruce to správné zboží. Při 80 objednávkách denně ušetříte hodinu i víc.

Třetí je real-time stav skladu. Když někdo něco vezme, e-shop to ví do minuty. Žádné ruční přepisování mezi systémy. Téma rozpisujeme v článku o synchronizaci e-shopu se skladem.

Čtvrtá je propojení s expedicí. Vytisknete štítek pro Balíkovnu nebo PPL přímo z WMS, jedním klikem. Žádné přepisování adres, žádné kopírování trackingu. To samo často ospravedlní investici.

Cloud vs on-premise: rozdíl v ceně i přístupu

Pro malou firmu je cloudové řešení skoro vždycky správná volba. Důvod není ideologický, je praktický.

Cloudový WMS spustíte v prohlížeči. Žádný server, žádný IT člověk, žádné zálohování. Platíte měsíční poplatek 1 500 až 8 000 Kč podle počtu uživatelů a objednávek. A když se rozhodnete přestat, jednoduše to vypnete.

On-premise znamená vlastní server, instalaci, údržbu, IT podporu. Pořizovací cena od 80 000 Kč nahoru, k tomu roční podpora 15 až 25 % z licence. Malé firmě se to nevrátí. Smysl dává až od 30 lidí ve skladu nebo u regulovaných provozů.

Co WMS NEumí: 4 mýty

Před výběrem si vyjasněte, co WMS opravdu udělá a co ne. Bez toho budete zklamaní.

Mýtus 1: WMS sám vyřeší chaos. Nevyřeší. Pokud máte ve skladu chaos, WMS ho jen zviditelní. Procesy si musíte definovat sami, software je jen vykonává. Někdy se firma dostane k WMS a první měsíc je horší než předtím, protože se najednou ukáže, kolik věcí dělala špatně.

Mýtus 2: WMS nahradí skladníka. Nenahradí. Zrychlí ho a omezí jeho chyby. Místo aby balil 60 objednávek denně, zvládne 100, a to s nižší chybovostí. To je jiná hodnota, ale není to nahrazení.

Mýtus 3: WMS umí účtovat. Většinou ne, a ani by neměl. WMS řeší sklad a expedici. Účetnictví zůstává v Pohodě, Money S3 nebo DUEL. Dobrý WMS s nimi má napojení, špatný vás nutí ručně přepisovat. K tomuto rozdílu se hodí článek o rozdílu ERP a WMS.

Mýtus 4: WMS musí být drahý, aby byl dobrý. Pro malou firmu jsou Enterprise systémy za 1 milion Kč jednorázově plus 50 000 Kč měsíčně přestřel. Vyžadují vlastní implementační tým a pokrývají scénáře, které vy nepotřebujete.

Cenové očekávání a ROI

U cloudového WMS pro malou firmu počítejte s rozsahem 3 000 až 6 000 Kč měsíčně pro 600 až 1 200 objednávek. Plus jednorázové náklady na zaškolení a počáteční nastavení, většinou 15 000 až 30 000 Kč podle složitosti.

ROI se u malé firmy spočítá překvapivě snadno. Vezměte si tři čísla.

• Cena chyby: Špatně poslaný balík vás stojí cca 250 až 500 Kč (poštovné tam, poštovné zpět, čas na vyřízení reklamace, ztráta důvěry zákazníka). Pokud děláte 5 chybných odeslání měsíčně, je to 1 250 až 2 500 Kč ztráty.

• Ušetřený čas: Pokud WMS ušetří hodinu denně každému ze dvou skladníků, při sazbě 250 Kč/h to dělá 11 000 Kč měsíčně.

• Lepší obrátka zásob: Když přesně víte, co kde leží, neobjednáváte zboží navíc. U malé firmy s obratem 500 000 Kč měsíčně se i 5 % zlepšení obrátky promítne do 25 000 Kč ve volných penězích.

Sečteno, WMS za 4 000 Kč měsíčně se zaplatí v prvních dvou měsících. A to nepočítáme klid v hlavě, když nemusíte v neděli kontrolovat Excel tabulku.

Co si připravit před zavedením

Tohle je část, kterou většina článků přeskakuje. A přitom dělá rozdíl mezi hladkým spuštěním a třemi měsíci frustrace.

Oštítkujte regály. Vytiskněte štítky s čárovými kódy lokací (např. A1-01, A1-02, B2-15) a fyzicky je nalepte. Bez toho WMS nemá kam zboží přiřadit. Hodina práce dvou lidí stačí na sklad o 200 m².

Pročistěte SKU databázi skladových položek. Vyhoďte duplicity, sjednoťte názvy, doplňte chybějící čárové kódy. Pokud máte v Excelu 600 SKU a polovinu už neprodáváte, řešte to teď, ne až v novém systému. Špatná data v dobrém systému zůstanou špatnými daty.

Definujte procesy. Sepište si na papír (jeden list A4 stačí), jak probíhá příjem, jak skladování, jak balení, jak inventura. Když to neumíte popsat, WMS to za vás nevymyslí.

Vyberte správného člověka. Někdo z týmu musí být průvodce změnou. Nemusí to být IT člověk, stačí někdo, kdo umí kliknout v aplikaci a má autoritu rozhodnout co a jak dělat. Bez něj se zavádění protáhne na měsíce.

Naplánujte přechod na klidnější období. Spouštět WMS týden před Vánoci je sebevražda. Vyberte si období, kdy máte 30 % objemu, ne 200 %.

Praktický příklad: e-shop s kosmetikou

Jana provozuje malý e-shop s přírodní kosmetikou. Tři zaměstnance, sklad o 150 m² v menší pronajaté hale, okolo 50-80 objednávek denně, 600 SKU. Ze začátku jí stačil Shoptet a tabulka v Google Sheets.

Po půl roce přišly problémy. Zákazníci dostávali špatně poslané kusy (krém s vůní lavandule místo růže). Inventura ukazovala, že 15 % položek nesedí. Brigádnice na Vánoce neměla šanci se za den zaučit. A Jana sama se kolem skladu motala denně do osmi večer.

Zavedení cloudového WMS jí trvalo tři týdny. Týden na přípravu (oštítkování regálů, čištění SKU, propojení s e-shopem a Zásilkovnou), týden na paralelní provoz, týden na doladění drobností.

Po měsíci ostrého provozu vypadala čísla takhle: chybovost odeslání spadla z 4 % na 0,5 %. Doba balení jedné objednávky klesla z 6 na 4 minuty. Inventura, která dřív trvala víkend, teď trvá jeden den. Měsíční náklad na WMS je 6 000 Kč, úspora kolem 18 000 Kč. Investice se vrátila za první měsíc.

Jak to řeší Flowgix

Flowgix je česká cloudová WMS aplikace pro e-shopy. Je postavená přesně pro firmy ve velikosti 1 až 50 lidí, které chtějí jeden systém pro sklad, přijaté objednávky, expedici a evidenci faktur, ne pět propojených aplikací.

Pro malou firmu to znamená pár věcí. Spustíte to v prohlížeči, žádný server. Skenujete čárové kódy mobilem, žádné drahé čtečky na začátku, k dispozici je sekce terminály a mobilní zařízení. Máte české uživatelské rozhraní a podporu, takže nemusíte googlit anglické termíny. A máte hotové integrace e-shopů s Pohodou, Money S3, Shoptetem, UpGates, WooCommerce, Zásilkovnou, PPL, DPD, GLS a Českou poštou.

Co u Flowgixu malé firmy oceňují nejčastěji? Že nemusí přepisovat data mezi e-shopem, skladem a účetnictvím. A že párování plateb s bankou jede automaticky, takže fakturace nesedí na ramenou jednoho člověka.