Expedice objednávky v e-shopu: pickování a balení

U klienta, který prodává sportovní vybavení, jsme měřili čas mezi přijetím objednávky a předáním kurýrovi. Vyšlo 14 minut na zásilku. Po úpravě tras a strategie pickování to padlo na 6 minut. Stejní lidé, stejný sklad, jiný proces. Pojďme si to projít. Článek navazuje na text Co je WMS a kdy ho firma opravdu potřebuje.

Co je picking a balení

Picking, česky vychystávání, je činnost, při které pracovník skladu projde sklad a sebere ze skladových míst položky podle objednávky. Výsledkem je sada zboží připravená k balení.

Balení následuje hned poté. Balič dá zboží do obalu - nejčastěji kartonová krabice, doplní výplň, vloží daňový doklad nebo dodací list, nalepí dopravní štítek a zásilku odloží na expediční zónu (rozdělení například podle dopravce). Tam si ji vyzvedne kurýr daného dopravce.

U malého e-shopu dělá obě role jeden člověk. U většího skladu se to dělí. Picker chodí, vyhledává zboží, balič stojí a balí zboží. Picker počítá, balič řeší obalový materiál a štítky dopravce (PPL, Balíkovná, Zásilkovna atd).

Strategie pickování: single, batch, cluster, multipicking

Volba strategie ovlivní celý chod skladu. Univerzální odpověď neexistuje, záleží na počtu objednávek, počtu položek na objednávku, velikosti položek a velikosti skladu.

Single picking znamená jedna objednávka, jeden průchod skladem. Picker si vezme mobilní čtečku nebo doklad, projde regály, sebere zboží a vrátí se k balicímu stolu. Funguje na malém objemu, kolem 10 až 30 objednávek denně. Výhoda je jednoduchost a nulová šance na záměnu mezi zákazníky. Nevýhoda je věčná chůze po stejných uličkách.

Batch picking spojí víc objednávek dohromady a picker je vychystává v jedné dávce. Sklad se projde jednou, ale ze stejné police se vezme zboží pro několik zákazníků najednou. Pak se to roztřídí na balicím stole. Funguje od cca 40 do 100 objednávek denně. Hlavní zisk je v ušetřené chůzi.

Cluster picking jde ještě dál. Picker má vozík s několika přihrádkami, většinou šest až dvanáct, a vychystává do nich několik objednávek paralelně. Každá přihrádka je jedna objednávka. Po průchodu skladem jede rovnou k balení. Při správně nastavených uličkách to dává největší úsporu času na položku.

Multipicking je obecný termín pro oba výše uvedené způsoby (více objednávek na jednu cestu). Liší se podle metody (batch/cluster). Nabízí zvýšení efektivity oproti sběru jedné objednávky.

Většinou se začíná na single, přechází na batch kolem 100 objednávek denně, a cluster se zavádí, když už dva pickeři chodí přes sebe.

Jak optimalizovat trasu pickera

Trasa je druhá strana stejné mince. Strategie říká, kolik objednávek bere picker najednou. Trasa říká, jak skladem prochází.

S-shape (serpentina) je nejjednodušší. Picker vejde do uličky, projde ji celou, na konci se otočí, jde do další. Funguje na sklad, kde je skoro v každé uličce něco. Mrhání času začíná tam, kde uličky obsahují jen jeden bod sběru.

Return path znamená, že picker vejde do uličky jen tehdy, kdy v ní něco sbírá. Po sběru se vrací stejnou cestou. Šetří kroky, ale vyžaduje, aby měl picker přehled, ve kterých uličkách je co.

Optimalizovaná trasa přes WMS je vrchol. Systém vidí, ve kterých regálech a buňkách jsou položky aktuálního vychystávacího listu, a vypočítá nejkratší trasu. Picker dostane do tabletu nebo čtečky řazený seznam podle toho, jak má skladem jít. Při dobře nastavené adresaci skladu klesá průměrná doba vychystávání zboží o desítky procent. Detail v textu EAN čtečky vs mobil ve skladu.

Tady se to láme. Trasu nemá smysl optimalizovat, pokud má sklad chaos v adresaci. Bez čísel pozic a bez disciplíny při zaskladňování i nejchytřejší WMS jen předhazuje pickerovi trasu, která neplatí.

Příprava balení: materiál, štítky, dokumenty

Balicí pracoviště by mělo mít všechno na dosah ruky. Zní to triviálně. V praxi je to nejčastější ztráta času, kterou ve skladech vidíme.

Co tam musí být:

• Krabice ve třech až pěti velikostech, podle toho, co e-shop běžně posílá. U sportu typicky XS pro doplňky (lahve, gripy, návleky), S a M pro oblečení a obuv, L pro batohy a tašky, XL pro objemné věci jako balanční podložky a činky.

• Výplňový materiál: papírová výplň, vzduchové polštářky, bublinková fólie. Polystyren už dnes většina e-shopů nepoužívá.

• Pásky, nůžky, lepidlo nebo etiketovací stroj na rohy. U větších e-shopů jsme viděli také automatické páskovačky.

• Tiskárna dopravních štítků, ideálně termotiskárna (Zebra) na 100x150 mm role.

• Tiskárna A4 nebo A6 na faktury a dodací listy. Stojí za úvahu, zda doklad pošlete elektronicky a do balíku jen vložíte krátký dodací list bez cen. I to umí Flowgix nabídnout.

Štítek dopravce musí jít vytisknout jedním klikem nebo skenem objednávky. Pokud někdo na pracovišti přepisuje adresu nebo kopíruje sledovací číslo z webu dopravce do e-shopu, něco je špatně. Integrace na dopravce jako Zásilkovna, DPD, PPL, GLS nebo Česká pošta tohle řeší automaticky. Detail v sekci tisk přepravních štítků a tvorba zásilek.

Foto-dokumentace zásilky

Tohle dělá málokdo a hodně to mrzí ty, kteří to nemají. Foto-dokumentace je krátké video nebo jedna až tři fotky balíku v okamžiku, kdy odchází. Fotí se obsah krabice před zalepením a hotový balík se štítkem.

K čemu to je. Reklamace typu „přišlo mi to rozbité" nebo „chyběl mi v balíku náhradní díl" jsou u e-shopů s vyšším počtem položek na objednávku běžná věc. Bez foto-dokumentace nebo záznamů z kamer stojí slovo proti slovu. S ní víte přesně, co odešlo a v jakém stavu.

Fotka by měla mít čitelný štítek dopravce a obsah balíku. Některé WMS to dělají automaticky přes mobilní kameru tabletu nebo čtečky a párují snímek k objednávce. Flowgix automaticky eviduje datum a čas pickování i balení, takže zjistit si z kamer tyto informace je triviální záležitost.

Kontrola před expedicí: co a jak

Kontrola má dvě roviny. Kontrolu kompletnosti a kontrolu správnosti.

Kompletnost řeší, zda je v balíku všechno, co má být. Nejjistější je sken čárového kódu při balení. Picker nebo balič vezme zboží, sejme kód, systém ho odečte z dávky. Když chybí poslední položka, na obrazovce to vidíte. Když je tam navíc položka, která nepatří k objednávce, sken ji nepustí.

Správnost řeší, zda jste sebrali správnou variantu. U sportovního zboží je to klíčové. Velikosti M a L bývají na regálu vedle sebe. Černá a tmavě modrá lahev se v oranžovém světle skladu pletou. Bez čárových kódů na úrovni varianty (ne jen produktu) je tohle ruční práce s vysokou chybovostí.

Kontrolu nedělejte jen vizuálně. Z naší praxe to vychází tak, že vizuální kontrola odhalí kolem 70 procent chyb, scan kontroluje 99 procent. Rozdíl je, jestli si na konci měsíce řešíte deset reklamací, nebo třeba žádnou.

Časté chyby při pickování (a jak je odstranit)

1. Picker přepisuje objednávku ručně. Sklad běží na papírech a Excelu. Řešení: tablet nebo mobilní terminál s napojením na WMS. Bez toho se nikam nehnete.

2. Sklad nemá adresaci. Picker hledá zboží podle paměti. Při výpadku jednoho člověka padá výkon o polovinu. Řešení: očíslovaná místa, fotka pro nového pracovníka, povinný sken pozice.

3. Stejný produkt na třech místech. Vznikne tak, že někdo zaskladnil novou dodávku tam, kde bylo místo, ne tam, kam ten produkt patří. Řešení: pravidla zaskladnění a kontrola na konci dne.

4. Žádná kontrola variant. Picker bere podle barvy nebo velikosti od oka. Řešení: čárový kód na úrovni varianty, povinný sken při balení.

5. Balení bez foto nebo video dokumentace. Sporné reklamace stojí slovo proti slovu. Řešení viz kapitola výše.

6. Štítek se tiskne přes A4 stránku. Picker stříhá A4 nůžkami nebo odlepuje po jednom štítku z A4, lepí izolepou. Řešení: termotiskárna 100x150 mm, role kupujte ve velkém, protože ušetříte.

Měření výkonu pickerů

Co se neměří, neřídí. Tři čísla, která stačí mít:

• Kusů za hodinu. Kolik položek picker vezme za hodinu čisté práce. Single picking dělá kolem 60 až 80, dobrý batch zvládne 120 až 160, cluster picking u sportovního e-shopu, který sledujeme, jede stabilně 180.

• Chybovost. Kolik objednávek z 1000 se reklamuje kvůli pickovací chybě. Cíl je pod 0,5 procenta. Nad 1 procentem už máte problém s procesem.

• Doba balení. Od skenu první položky do nalepení štítku. U průměrné e-shop zásilky se 2 až 4 položkami se doba balení pohybuje kolem 90 sekund. Když je to nad 3 minuty, něco vás brzdí.

Důležitá poznámka. KPI nesledujte na úrovni jednotlivce, dokud to není férové. Sklad je tým a picker, který vychystává nadměrné věci, nemůže mít stejné číslo jako picker, který bere jen doplňky. Měřte podle pozic a typu zboží, ne podle jmen.

Praktický příklad: e-shop se sportovním vybavením

Klient prodává všechno od běžeckých ponožek po fitness vybavení. Asi 4500 SKU, kolem 250 objednávek denně, sezónní špičky až 600. Sklad má 600 m². Před úpravou jeli single picking, papírové paragony, žádná adresace, doba expedice 14 minut na objednávku.

Co jsme udělali. Zavedli jsme adresaci ve dvou úrovních (regál a buňka) a označili jsme každou pozici čárovým kódem. Pickeři dostali tablety s WMS. Strategie přešla na cluster picking se šestipřihrádkovým vozíkem. Trasy WMS počítá podle aktuální dávky.

Balicí pracoviště dostalo termotiskárnu na štítky a oddělený stůl pro objemné zásilky. Foto-dokumentace běží automaticky přes kameru tabletu při skenu posledního kódu.

Výsledek po šesti týdnech. Doba expedice klesla na 6 minut. Chybovost padla z 1,8 procenta na 0,4 procenta. Sezónní špičku 600 objednávek den zvládá tým o jednoho člověka menší, než byl předtím. Ušetřená mzda zaplatila WMS za půl roku.

Jak to řeší Flowgix

Flowgix je cloudová WMS aplikace, která pokrývá sklady, skladové pohyby, vychystávání zboží a balení objednávek v jednom systému. Pickeři používají tablet nebo mobil, čárové kódy se skenují přes kameru zařízení, profesionální čtečky jsou volitelné.

Pickovací strategie si nastavíte podle objemu. Single, batch i cluster picking jsou součástí standardní funkcionality. Trasy se počítají podle aktuální dávky a vyplnění skladu. Kontrola při balení běží přes sken, foto-dokumentace se ukládá k objednávce a je k dispozici v reklamaci. Detail v textu reklamace a vratky v e-shop skladu.

Co je v Flowgixu jiného než u konkurence. Sklad není samostatný kolos. Spojuje se s objednávkami, fakturací a párováním plateb. Integrace na e-shopy jako Shoptet, Upgates, Shopify, PrestaShop nebo WooCommerce a integrace dopravců běží automaticky. Když se objednávka zaplatí, expedice se rozjede sama pomocí automatizačních pravidel. Když se balík vyzvedne, e-shop dostane notifikaci, viz i sledování zásilek pro zákazníka.