Inventura skladu bez chyb: checklist 12 kroků pro e-shop

Inventura má pověst nutného zla. Sklad se zavře, tým chodí s tužkou a papírem, někdo počítá podruhé, někdo třetí, a nakonec vyleze rozdíl, který nikdo neumí vysvětlit. Když k tomu přidáte sezónní špičku jako Vánoce nebo Black Friday, vznikne z toho noční můra. Přitom inventura nemusí být o ztrátách, většinou jde o problém s přípravou a procesem, ne o nepoctivé skladníky.

V článku najdete konkrétní checklist 12 kroků, vysvětlení, jak se liší úplná, cyklická a ABC inventura, a co dělat s manky. Dolů jsme přidali i ukázku z e-shopu s hračkami před Vánocemi a sekci, jak inventuru řeší Flowgix.

Co je inventura skladu a proč selhává

Inventura je proces, kdy ověříte, že to, co máte v evidenci, opravdu leží ve skladu. Zní to jednoduše. V praxi se to láme na detailech.

Selhání má tři důvody. Evidence není čistá: skladové pohyby chodí pozdě, někdo vrátil zboží a nezapsal to, příjem se zaúčtoval bez kontroly kusu. Sklad nemá pozice nebo je nikdo nedrží: skladník hledá zboží podle paměti a inventura se mění na hledačku. A spěch: dělá se večer nebo o víkendu, a mozek po šesti hodinách počítání už čísla nevidí.

Dobrá zpráva je, že tyhle tři příčiny se dají odstranit. Stačí mít reálný přehled o skladových zásobách, oštítkované pozice a plán, který nepředpokládá zázrak za jeden večer.

Typy inventur: úplná, cyklická, ABC

Pokud si pod inventurou představujete jenom „zavřeme sklad a všichni počítáme", přicházíte o tři čtvrtiny dostupných nástrojů. V praxi se používají tři typy.

Úplná inventura spočítá celý sklad k jednomu datu. Bývá vyžadována na konci účetního období a slouží jako podklad pro účetnictví. Nevýhodou je zastavení provozu na den nebo víc.

Cyklická inventura rozkládá kontrolu do celého roku. Sklad se rozdělí na zóny nebo skupiny zboží a každý týden se zinventurizuje jedna část. Provoz nemusíte zastavit, chyby se najdou rychleji a skladníci vědí, že kontrola může přijít kdykoliv. To samo o sobě snižuje nepořádek.

ABC inventura řeší to, že ne každé zboží má stejnou hodnotu nebo rotaci. Skupinu A (drahé nebo nejprodávanější) inventurujete třeba měsíčně. Skupinu B čtvrtletně. Skupinu C ročně.

Většina středních e-shopů kombinuje úplnou jednou ročně a cyklickou nebo ABC v průběhu roku.

Jak na inventuru bez zavření skladu

Zavřený sklad znamená pozdržené objednávky a naštvané zákazníky. U e-shopu, který odbavuje 200 zásilek denně, to dělá za víkend slušná čísla, jak na tržbách, tak na podpoře.

Cesta ven jsou tři věci. Cyklická inventura, kdy jedete normální provoz a paralelně inventujete jednu zónu. Inventura mimo provozní hodiny, kdy zavřete sklad jen na pár nočních hodin. A inventura na pozici, kdy systém po každém vyskladnění nabídne skladníkovi spočítat zbytek a porovnat s evidencí. Tahle třetí možnost je v praxi nejlepší. Sklad se nikdy nezavře a chyby se najdou v řádu hodin po vzniku, ne až za půl roku.

Checklist 12 kroků pro inventuru bez chyb

Tohle je seznam, který drží tým v jedné stopě. Před každou inventurou ho projděte a odškrtejte. Když ho budete přeskakovat, najednou zjistíte, proč vám zase něco nesedí.

1. Naplánujte termín a oznamte týmu. Aspoň 14 dní dopředu, ne den před. Skladníci si musí naplánovat směny, nákup vědět, že nemůže přijímat, prodej, že nemůže slibovat dostupnost.

2. Připravte seznam zboží k inventuře z WMS. Ne z hlavy, ne z Excelu, který má někdo na ploše. Z ostrého systému, který je zdrojem pravdy. Pokud váš WMS umí cyklickou inventuru, nechte si vytvořit jen rozsah pro danou zónu.

3. Vytiskněte inventurní listy nebo nastavte mobilní zařízení. Jednoduchý papír funguje pro malý sklad. Pro 500 SKU a víc je rychlejší tablet nebo mobilní aplikace, která rovnou píše do systému.

4. Rozdělte sklad na zóny pro skladníky. Nikdy nedávejte dvěma lidem stejnou pozici. Vznikají duplicity, hádky a hlavně rozdíly, které nikdo nedokáže rozlousknout. Jeden tým, jedna zóna, jedna odpovědnost.

5. Zastavte příjem na omezenou dobu (nebo využijte cyklickou). U úplné inventury je nutné nepřijímat zboží alespoň od chvíle, kdy se generuje stav. U cyklické inventury stačí zamknout konkrétní zónu na pár hodin.

6. Skenujte zboží podle pozice. Pozice první, kód zboží druhý, množství třetí. V tomhle pořadí. Když začnete zbožím, snadno přejdete na vedlejší pozici a tam ten samý kus znovu spočítáte.

7. Zapisujte skutečné množství, ne to, co podle vás má být. Tohle je klasická pasť. Skladník vidí v listu „10 ks", má před sebou 9, a aby nezdržoval, napíše 10. Inventura pak nemá žádný smysl. Zapisujte vždy reálný počet.

8. Porovnejte s evidencí a najděte rozdíly. WMS to udělá za vás během minuty. Pokud máte papírové listy, vyhraďte si na to půlku dne. Rozdíly oddělte na tři skupiny: manko, přebytek a evidentní chyba zápisu (například typo v množství).

9. Verifikujte rozdíly fyzickou prohlídkou. U každého rozdílu nad určitou hranici (třeba 5 ks nebo 1000 Kč) jděte fyzicky a zkontrolujte. Často se ukáže, že zboží leží na sousední pozici, v reklamačním koutě nebo v balírně. Verifikací se odhadem polovina mank rozplyne.

10. Zaúčtujte manka a přebytky. Co zbylo po verifikaci, jde do skladového dokladu. Manko jako výdej s důvodem „inventurní rozdíl", přebytek jako příjem se stejným označením. V účetnictví bude jasné, odkud rozdíl pochází.

11. Zdokumentujte průběh. Datum, lidé, zóny, výsledky, čas. Není to byrokracie pro byrokracii. Příští rok podle dokumentace zjistíte, kde mate dlouhodobé problémy.

12. Vyhodnoťte a stanovte příští frekvenci. Pokud máte rozdíl pod 0,5 % hodnoty skladu, jste na špici. Mezi 0,5 a 2 % je průměr. Nad 2 % je chyba v procesu, ne v lidech, a stojí za to udělat cyklickou inventuru častěji nebo zavést přísnější příjem.

Doporučená frekvence inventur

Zákon o účetnictví požaduje minimálně jednu úplnou inventuru ročně. To je minimum a u většiny e-shopů to nestačí.

Z praxe to vychází zhruba takhle. E-shop do 30 objednávek denně si vystačí s úplnou inventurou jednou ročně a cyklickou kontrolou nejprodávanějších položek jednou za půl roku. Mezi 30 a 200 objednávkami denně doporučujeme úplnou jednou ročně a cyklickou každý měsíc, vždy jiná zóna. Nad 200 objednávek denně dává smysl ABC: skupina A měsíčně, B čtvrtletně, C ročně, plus úplná na konec roku. U drahého sortimentu (elektronika, šperky) kontrolujte častěji, u velkého a levného (kancelářské potřeby) spíš naopak.

Inventura ve skladu s adresací

Adresovaný sklad inventuru zjednodušuje o řád. Pokud má každá pozice svůj kód, skladník skenuje pozici, pak zboží na ní, a systém okamžitě pozná, jestli to sedí.

Bez adresace se zboží jednoho druhu hledá po celém skladu. Často visí ve dvou regálech, někdy ve třech. Skladník napočítá kus na regálu A, pak najde stejné na regálu C, a buď zapíše dvakrát, nebo si není jistý, jestli to není ten samý paletový blok. Pokud o adresaci uvažujete, podívejte se na článek o chaotickém zaskladňování.

Co dělat s rozdíly: manka a přebytky

Manka a přebytky jsou daň za to, že sklad obsluhují lidé. Otázka není, jestli vznikají, ale jak rychle se odhalí.

U manek si položte tři otázky. Máme zboží fyzicky někde jinde? Pak je to chyba evidence, ne manko. Je rozbité? Patří do reklamace. Prodali jsme ho a nezaúčtovali pohyb? Tam je problém s expedicí. Pokud po těchto třech otázkách stále chybí, jde o reálné manko a účtuje se jako škoda. V normě se odepíše do nákladů, nad normu probereme s daňovým poradcem.

Přebytek bývá příjemnější, ale není zadarmo. Většinou znamená, že někde sedí zaplacené zboží navíc, které jste omylem objednali nebo nezaúčtovali při příjmu. Z účetního pohledu jde o mimořádný výnos.

Inventura a daňová povinnost

Zákon o účetnictví požaduje provedení inventarizace majetku k rozvahovému dni. U e-shopů to znamená skladovou inventuru jednou ročně, obvykle k 31. prosinci. Výsledky musí být dokumentované, zápisy podepsané a manka i přebytky zaúčtované do období, kam inventura patří. Pravidla pro častější kontroly v průběhu roku zákon neřeší, ty si firma stanovuje sama vnitropodnikovou směrnicí.

Pro daňové účely platí: zaúčtované manko musí být doloženo zápisem. Manko do normy ztratného je daňově uznatelný náklad, manko nad normu nikoli. Konkrétní postup vždy probereme s účetní, ne s článkem na internetu.

Praktický příklad: e-shop s hračkami před Vánocemi

Petr, majitel e-shopu s hračkami, si tohle prošel přesně takhle. Sklad o 1200 SKU, dva skladníci, kolem 250 zásilek denně v sezóně. Listopad udeřil silně, Black Friday přinesl dvojnásobek objednávek a začalo se ztrácet zboží. Tři typy stavebnic, které se prodávají nejrychleji, se v systému ukazovaly jako skladem, ale fyzicky byly pryč.

První instinkt byl zavřít sklad na sobotu a všechno spočítat. To by ale znamenalo, že v neděli jede tým s týdenním zpožděním, protože do pondělí ráno se nedobalí.

Místo toho rozdělili sklad na 8 zón. V průběhu týdne, vždy večer po expedici, jeden tým spočítal jednu zónu. Postupně se odhalilo, že 2 % zásob byly špatně zaúčtované při příjmu z čínského dodavatele (skladník naskenoval kartón jako 12 ks, ale dodavatel poslal 10 ks). Další manko vzniklo u beden, které ležely fyzicky v balírně, ale systém je viděl ve skladu a dvakrát rezervoval. Po týdnu byl sklad srovnaný, e-shop nestop běžel a Vánoce se ustály bez velkých chyb. Cyklická inventura zachránila sezónu, kterou by úplná inventura ohrozila.

Jak to řeší Flowgix

Flowgix má modul inventury postavený přesně pro tenhle styl práce. Můžete vytvořit úplnou nebo cyklickou inventuru, vybrat zónu nebo konkrétní pozice, a tým provádí inventuru na mobilu nebo tabletu přes prohlížeč. Žádná instalace, žádné speciální čtečky, ale pokud profesionální PDA preferujete, fungují taky.

Skladník skenuje pozici, pak EAN zboží, zadá množství. Systém ihned vidí, jestli to sedí, a po dokončení inventurního dokladu vygeneruje sestavu rozdílů. Manka i přebytky se zaúčtují jedním klikem do skladových pohybů a evidence je čistá. Pokud máte e-shop na Shoptetu nebo Upgates, dostupnosti se na e-shop synchronizují automaticky, takže se nestane, že v noci po inventuře někdo prodá kus, který už není.

Co je v praxi nejvíc užitečné: cyklickou inventuru můžete naplánovat jako opakovaný úkol pro tým, takže systém každý týden vybere zónu, kterou je řada zinventurizovat. Žádný Excel, žádné lepicí papírky.