Co je WMS a kdy ho firma opravdu potřebuje

Když je firma malá, sklad se často zvládá tak nějak přirozeně. Pár polic, menší počet objednávek, zboží, které má každý v hlavě, a jeden člověk, který „ví, kde co je“. V takové fázi ještě není složitý systém nutně potřeba.

Jenže tenhle stav nevydrží věčně.

Jakmile začne růst počet objednávek, sortimentu, skladových pozic nebo lidí, kteří ve skladu pracují, začne se z původně zvládnutelného provozu stávat místo, kde se snadno rodí chyby. Zboží není tam, kde má být. Objednávky se zdržují. Něco je skladem v systému, ale ne fyzicky. Něco fyzicky ve skladu leží, ale systém o tom neví. A najednou se ukáže, že problém není v lidech, ale v tom, že sklad už přestal být jednoduchý.

Právě v tu chvíli začne dávat smysl WMS.

V tomhle článku si vysvětlíme, co WMS vlastně je, co ve skladu řeší a podle jakých signálů poznáte, že už vaše firma potřebuje sklad řídit systémově, ne jen „nějak provozně“.

Co je WMS

WMS je zkratka pro Warehouse Management System, tedy systém pro řízení skladu.

V praxi to ale není jen program, který ukazuje, kolik máte kusů skladem. Dobrý WMS pomáhá řídit, kde zboží leží, jak se pohybuje, jak probíhá příjem, přesuny, inventura, vychystávání i expedice. Jinými slovy: nepomáhá jen evidovat sklad, ale opravdu ho řídit.

To je důležitý rozdíl.

Mnoho firem má nějakou skladovou evidenci. Jenže evidence sama o sobě ještě neznamená, že sklad funguje dobře. Můžete mít systém, který ukazuje stavy, ale přesto se ve skladu hledá zboží podle paměti, inventura je noční můra a expedice stojí na tom, že „Pepa ví, jak se to dělá“.

WMS dává smysl ve chvíli, kdy už nestačí mít přehled jen orientačně, ale je potřeba mít sklad pod kontrolou opravdu provozně.

Co WMS řeší v běžném provozu

Teoretická definice je jedna věc. Důležitější je, co WMS řeší v praxi.

První oblastí je přehled o zásobách. Firma potřebuje vědět nejen to, kolik čeho má, ale i to, kde přesně zboží leží, jestli je volné, rezervované, rozpracované nebo připravené k expedici. U menšího skladu to ještě jde uhlídat ručně. U většího provozu už ne.

Druhou oblastí jsou skladové pohyby. Zboží se přijímá, přesouvá mezi pozicemi, blokuje, vrací, doplňuje nebo vydává. Čím více těchto kroků vzniká, tím víc roste riziko, že se něco zapomene zapsat nebo zapíše pozdě.

Třetí oblastí je vychystávání a expedice. Právě tady firmy velmi často začnou narážet. Objednávek přibývá, zboží se hledá déle, kontrola zabírá čas a chyby se začnou propisovat až k zákazníkovi.

Čtvrtou oblastí je inventura a kontrola reality. V každém skladu se dřív nebo později ukáže, jestli systém odpovídá skutečnosti. Pokud ne, začne být problém téměř všechno: prodej, nákup, plánování i důvěra v data.

A pátou oblastí je návaznost na další procesy. Dnes už sklad málokdy funguje odděleně. Musí navazovat na objednávky, dopravce, fakturaci, účetnictví nebo automatizace. Pokud mezi těmito částmi firmy vzniká ruční přepisování, chaos se jen přesouvá z jednoho místa na druhé.

Kdy WMS ještě není nutnost

Je fér říct i druhou stranu.

Ne každá firma potřebuje WMS hned od začátku. Pokud máte malý počet objednávek, jednoduchý sortiment, jeden sklad a procesy, které stále zvládnete bez chaosu a bez větší chybovosti, může ještě nějakou dobu stačit jednodušší režim.

Typicky to bývá situace, kdy:

• sklad obsluhuje malý tým,

• pohybů není mnoho,

• zboží je snadno dohledatelné,

• inventura je zvládnutelná bez velkého omezení provozu,

• informace se neztrácí mezi více systémy a lidmi.

WMS tedy není povinná výbava každé malé firmy. Dává smysl až ve chvíli, kdy složitost provozu začne růst rychleji než schopnost lidí ho udržet pod kontrolou.

A přesně tady bývá největší problém: firmy často řeší skladový systém až ve chvíli, kdy je sklad začne opravdu bolet.

7 signálů, že firma už WMS opravdu potřebuje

1. Zásoby v systému nesedí s realitou

Tohle bývá první varování. V systému je zboží skladem, ale fyzicky chybí. Nebo naopak někde leží, ale systém ho nevidí správně. Pokud se to stává opakovaně, nejde už o drobnou nepřesnost, ale o procesní problém.

2. Objednávky se zdržují

Sklad často nezačne brzdit firmu nápadně, ale postupně. Nejdřív se o pár minut prodlouží vychystání, pak se začnou hromadit objednávky, pak se balení přesouvá do večera a nakonec už je zpoždění „normální stav“. Jenže právě to bývá signál, že provoz už přerostl původní způsob práce.

3. Ve skladu je příliš mnoho ruční práce

Ruční přepisování dat mezi e-shopem, skladem, dopravcem nebo fakturací je drahé, pomalé a nespolehlivé. Nejde jen o čas. Jde i o to, že každé ruční přepsání zvyšuje šanci na chybu.

U firem často vidíme, že nejvíc času neztrácí samotným balením, ale ručním dohledáváním a přepisováním údajů mezi systémy.

4. Firma roste, ale sklad se řídí pořád stejně

To je velmi častý scénář. Objednávek je násobně víc než dřív, přibyly nové produkty, nové kanály, nový dopravce nebo další skladník, ale procesy zůstaly stejné jako před dvěma lety. Co dřív fungovalo, teď přestává stačit.

5. Sklad je závislý na konkrétních lidech

Dokud vše stojí na jednom člověku, který má vše v hlavě, může provoz navenek působit funkčně. Ale stačí dovolená, nemoc nebo výměna lidí a ukáže se, že systém ve skutečnosti neexistuje. Jen zkušenost jednotlivce.

6. Přibyl druhý sklad nebo více lokalit

Jakmile firma řeší více skladů, meziskladové přesuny nebo oddělené zóny a pozice, začne být bez systému velmi těžké udržet přehled. Co je kde? Co je rezervované? Co je připravené k expedici? Co se přesouvá?

7. Management nemá aktuální přehled

Jakmile se odpověď na jednoduchou otázku typu „Kolik toho teď opravdu máme skladem?“ musí dohledávat přes několik lidí nebo tabulek, je to známka toho, že sklad už není dostatečně řízený. A bez kvalitních dat se špatně rozhoduje.

Jaký je rozdíl mezi WMS a ERP

Tohle se často plete.

ERP je širší firemní systém. Typicky pokrývá ekonomiku, obchod, účetnictví, nákup nebo další agendy. WMS se naopak zaměřuje hlouběji na samotný sklad a jeho každodenní provoz.

ERP může ukazovat, že zboží existuje v zásobách. WMS ale řeší, kde přesně leží, jak se má vyskladnit, jak se potvrdí pohyb, jak proběhne inventura a jak celý sklad navazuje na expedici.

Nejde tedy o to, že ERP a WMS stojí proti sobě. V mnoha firmách se doplňují. ERP řeší širší chod firmy, WMS drží pod kontrolou skladovou operativu.

Kdy se z „užitečného systému“ stává reálná nutnost

Tohle je podle mě nejdůležitější otázka.

Mnoho firem si dlouho říká, že by se sklad dal dělat lépe, ale že to ještě není zásadní problém. Jenže hranice mezi „šlo by to zlepšit“ a „už to musíme řešit“ bývá tenká.

Dobré je položit si několik jednoduchých otázek:

Sedí nám dlouhodobě zásoby?
Dokážeme rychle dohledat každou položku?
Zvládáme expedici bez improvizace?
Máme přehled o tom, co se ve skladu právě děje?
Nevznikají chyby kvůli ruční práci?
Je náš sklad připravený na další růst?

Pokud je odpověď na více z těchto otázek spíš „ne“ nebo „jen někdy“, pak už většinou nejde o drobné zlepšení procesu. Firma pravděpodobně potřebuje systémové řešení.

Jak vypadá typická situace, kdy WMS začne dávat smysl

Typická firma v této fázi často nevypadá jako „velký logistický provoz“. Klidně jde o e-shop nebo distributora, který už má slušný objem objednávek, ale sklad stále funguje způsobem, který vznikl v době, kdy byla firma menší.

Objednávky přicházejí z několika kanálů. Ve skladu pracuje více lidí. Sortiment se rozrostl. Přibyl tlak na rychlost expedice. A najednou už nestačí, že „si to ve skladu nějak řekneme“. Potřeba mít proces, který je opakovatelný, kontrolovatelný a méně závislý na konkrétním člověku, je mnohem větší než dřív.

Právě v tom momentu začne WMS dávat ekonomický i provozní smysl.

Co řešit při výběru WMS

Při výběru skladového systému dělají firmy jednu opakující se chybu: vybírají podle toho, co je pálí dnes, ne podle toho, co budou potřebovat zítra.

Jenže skladový systém by neměl řešit jen jednu akutní bolest. Měl by pomoci vytvořit provoz, který bude fungovat i při větším objemu.

Proto má smysl řešit:

• jak dnes probíhá příjem, přesuny, vychystávání a expedice,

• kde dnes vzniká nejvíc chyb a prostojů,

• jaké systémy musí být propojené,

• jestli firma počítá s růstem objemu objednávek,

• jestli bude řešit více skladů, více lidí nebo složitější sortiment.

Správně zvolený WMS není jen nástroj, který něco eviduje. Je to základ pro to, aby sklad přestal být úzkým místem firmy.

Jak to může řešit Flowgix

Pokud firma potřebuje propojit sklad, objednávky a expedici do jednoho funkčního procesu, dává smysl hledat řešení, které nebude sklad řešit izolovaně.

Právě to bývá v praxi zásadní. Problém totiž často neleží jen v tom, že někde nesedí zásoba. Skutečný problém bývá v návaznosti jednotlivých kroků. Objednávka přijde z e-shopu, ve skladu se musí správně vychystat, zkontrolovat, zabalit, označit a předat dopravci. Pokud mezi těmito kroky vznikají ruční zásahy, přepisy nebo zpoždění, sklad ztrácí plynulost.

Flowgix pomáhá firmám získat lepší přehled o zásobách, pohybech a skladových procesech a propojit řízení skladu s objednávkami, expedicí, automatizací i dalšími navazujícími částmi provozu.

• řízení skladu

• objednávky

• expedice

• automatizace

• integrace

Shrnutí

WMS je systém pro řízení skladu, ale ve skutečnosti jde hlavně o to, že pomáhá dostat sklad pod kontrolu. Ne jen papírově, ale provozně.

Ne každá firma ho potřebuje od prvního dne. Jakmile se ale začnou objevovat nesrovnalosti v zásobách, pomalá expedice, ruční přepisování dat, růst počtu objednávek nebo závislost na konkrétních lidech, bývá to jasný signál, že sklad už potřebuje fungovat systematičtěji.

V takové chvíli není WMS jen další software do firmy. Je to způsob, jak zabránit tomu, aby se ze skladu stala brzda růstu.

Máte pocit, že váš sklad už přestal být přehledný? Podívejte se, jak lze propojit řízení skladu, objednávky a expedici v jednom systému. Zjistit více